会場運営に携わっている様々な業者と相談しよう

展示会の運営を行うにあたっては、会場への物品の運搬や設置、解体の他、周辺の警備や案内など様々な対応が必要となります。そうした中、近い将来に展示会のスケジュールを立てるにあたって、会場運営に携わっている様々な業者と相談をして、協力しながら準備を進めることがとても重要です。たとえば、各地で実績があるイベント企画会社や警備会社の中には、展示会の運営を検討している法人や個人を対象に、年中無休で相談に応じたり、過去の対応例について分かりやすく紹介したりしているところが少なくありません。そこで、効率よく信頼できる業者を見つけるうえで、余裕を持って営業担当者とコンタクトを取ったり、展示会の運営に向けた具体的なプランを考えたりすることが肝心です。

展示会の運営にかかるコストについて早めに計算しよう

予算の範囲内で目的に合った展示会を実施するにあたっては、準備から開催期間中に発生するコストについてきちんと把握をしておくことが大切です。一般的に、大規模の会場を貸切ったり、会場整備や警備などの要員を集めたりする場合には、高額なコストが掛かるケースが珍しくないため、早めに評判が良い業者に見積もりをお願いするのがおすすめです。また、展示会のコストを少しでも節約したい場合には、展示会の開催日を平日にしたり、収容人数が少なめの会場を手配したりするのがポイントです。その他、業者によって得意とする作業の内容や、スタッフの対応などにバラつきがあるため、契約前に妥協せず業者ごとの特徴を理解することが大切です。

展示会の施工は、来場者の目に留まるようなデザインのブースとなるよう注意して行う必要があります。さまざまな施工業者があるため、比較して選びましょう。